Comment faire pour gagner du temps et soigner plus de patients au cabinet dentaire ?
Avec un agenda qui déborde sur plusieurs mois, des journées avec plus de 20 rendez-vous et des patients qui appellent tous les jours en nombre pour prendre rendez-vous, cette question intéresse de nombreux praticiennes et praticiens que je rencontre.
Voici 4 méthodes pour recevoir plus de patients au cabinet dentaire.
Nous allons voir pourquoi elles fonctionnent mal et comment réellement mieux gérer votre temps pour recevoir plus de patients.
Première méthode :
1. Donner des rendez-vous de durée uniforme :
Cette méthode a un énorme avantage : votre agenda est très vite « organisé ».
Vous divisez les heures de présence au travail en « créneaux » de rendez-vous.
30 minutes par patients.
Voire 20 minutes, si la demande est vraiment très forte.
La prise de rendez-vous est simplifiée au maximum :
Votre patient choisit son créneau horaire quand cela lui convient.
Et tout est simple, il sait que cela dure une demi-heure.
Pour vous la prise de rendez-vous est « automatique » : les créneaux d’une demi-heure se remplissent très vite.
D’ailleurs, le prochain créneau disponible est dans 5 mois…
Maintenant on constate très vite les limites de cette méthode.
Tout doit tenir dans les 30 minutes du rendez-vous :
L’acte ou les actes à réaliser doivent durer exactement 30 minutes.
Et ça, c’est rarement le cas parce qu’une endodontie, un contrôle/détartrage, des soins conservateurs ou une partie de traitement qui concerne plusieurs dents, c’est difficilement faisable systématiquement en 30 minutes…
Donc, on déborde.
Et le 1er retard arrive, qui se répercute sur les autres rendez-vous qui suivent.
(Avec le stress que cela engendre pour vos patients, qui attendent et pour vous, qui devez aller plus vite…)
Ou alors, on finit plus tôt.
Et là aussi, on perd du temps !
Sans compter que ces rendez-vous d’une 1/2H, cela veut dire au moins 20 patients par jour, avec en plus tous les retards et imprévus dus aux patients.
Tout cela multiplié par 20 patients par jour, voire plus…
Bref, cette méthode des rendez-vous de durée uniforme fait perdre beaucoup plus de temps qu’elle n’en fait gagner au final.
2. Accélérer la cadence
Pour aller plus vite.
Pour gagner du temps :
On accélère le rythme de travail.
On fait plus vite.
Bon, cela peut fonctionner.
En se concentrant un peu plus.
On peut gagner un peu de temps.
Seulement quand on pratique la chirurgie fine en bouche, cela a des limites :
Certains actes demandent une très grande précision.
La plupart des actes d’ailleurs !
On peut accélérer de temps en temps, mais pour quelques rendez-vous seulement.
Donc cette méthode finalement ne permet absolument pas de gagner du temps régulièrement et sur le moyen ou long terme…
Et puis, à force de vouloir aller trop vite, on peut commettre une maladresse ou faire des bêtises.
Du coup, "accélérer" doit rester exceptionnel.
3. Augmenter ses heures de travail
Principe très efficace :
Si vous avez trop de demande de patient, vous travaillez plus pour « éponger » ce surplus.
En ajoutant une heure de travail par jour, ou une demi-journée par semaine, on « gagne » ainsi 4 ou 5 heures sur une semaine !
Et les patients peuvent venir plus vite !
Seulement : est-ce tenable sur la durée ?
Cela fonctionne uniquement si votre surplus de demande est conjoncturel et passager.
En revanche, si la très forte demande est structurelle, vous ne pouvez pas augmenter indéfiniment vos horaires de travail !
Et puis cela a un coût également : pas financier mais humain !
Quid de votre fatigue ?
Et de votre vie après le travail qui se trouve de fait amputée par toute augmentation de votre temps de travail…
Conclusion : l’utilisation de cette méthode doit rester occasionnelle.
4. Donner des rendez-vous plus courts
Pour recevoir plus de patients par jour.
Vous passez de 30 minutes à 20 minutes par rendez-vous.
Prenez une journée de 9H au cabinet dentaire :
- Avec des rendez-vous d’une 1/2H : 18 patients
- Avec des rendez-vous de 20 minutes : 27 patients !
Un tiers de patients en plus reçus chaque jour !
Oui, mais pour faire quoi en seulement 20 minutes…
Avec le rythme de fou que cela génère.
Le stress : on commence à peine à travailler que déjà le patient suivant sonne à la porte du cabinet…
Et les traitements qui avancent très lentement, du coup les patients doivent revenir.
Ça n’en finit jamais…
Donc 4 méthodes avec de très gros inconvénients qui les disqualifient d'emblée.
Surtout sur le moyen et le long terme.
Il existe d’autres façons de procéder.
Elles sont très connues dans la profession, mais finalement trop peu utilisées : les rendez-vous longs, le groupement des actes, la mise en place de plages horaires dédiées aux actes à fortes valeur ajoutée.
Parce que leur mise en place demande un plan d’action précis, ordonné et logique.
C’est exactement ce que je vous propose de partager avec vous dans ma nouvelle formation : " Comment reprendre le contrôle de votre agenda pour retrouver un rythme agréable au cabinet dentaire : les actions à mettre en place
tout de suite pour appliquer durablement les meilleurs principes de gestion des rendez-vous ".
Nous allons y voir entre autres comment avoir :
- Plus de temps en bouche avec les patients ;
- Plus de sérénité au cabinet et dans l’équipe ;
- Plus de temps pour vous former, pour prendre du recul sur votre organisation justement ;
- Plus de temps pour vous (nombre de praticiens que j’ai aidés à mettre en place « leur agenda idéal » finissent leur journée plus tôt) ;
- Et même, souvent : plus de patients à la clé, car tout ce temps économisé peut être utilisé pour plus de patients ;
- Et donc, mathématiquement, des revenus en hausse…
(Inscriptions jusqu’à demain soir, dimanche 27 à Minuit.
La formation démarre le lundi 28 février)
